Step-by-Step-Guide: Automatisierung mit dem neuen RESAVIO PMS PRO
von | vor 1 Tag
Der akute Fachkräftemangel im Gastgewerbe ist eine der zentralen Herausforderungen für Gastgeber:innen in der heutigen Zeit. Ein möglicher Ansatz, um der Personalknappheit zu begegnen, ist die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung des Personalbedarfs durch Digitalisierung und Automatisierung.
Das neue RESAVIO PMS PRO bietet zahlreiche Möglichkeiten, um alltägliche Routinen zu automatisieren. Dieser Artikel zeigt, an welchen Stellen eine Arbeitserleichterung durch den Einsatz digitaler Technologien erreicht werden kann und wie mit RESAVIO viele alltägliche Prozesse von der Buchung über den Checkin und Checkout bis zur Buchhaltung vereinfacht werden können.
Das neue RESAVIO PMS PRO bietet zahlreiche Möglichkeiten, um alltägliche Routinen zu automatisieren. Dieser Artikel zeigt, an welchen Stellen eine Arbeitserleichterung durch den Einsatz digitaler Technologien erreicht werden kann und wie mit RESAVIO viele alltägliche Prozesse von der Buchung über den Checkin und Checkout bis zur Buchhaltung vereinfacht werden können.
1) Online-Buchung und digitaler Angebotsprozess
Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung, den inzwischen die meisten Beherbergungsbetriebe gegangen sind, ist die Direktbuchung über die eigene Website zu ermöglichen. Jede Online-Buchung erspart die manuelle Bearbeitung von Buchungsanfragen per E-Mail oder per Telefon und entlastet so die Rezeption. Einige Gastgeber:innen gehen heute aus Kapazitätsgründen sogar dazu über, Buchungen nur noch online entgegenzunehmen. Bei Anfragen per E-Mail oder Telefon verweist ein Auto-Responder oder Anrufbeantworter auf die Online-Buchung über die eigene Website.
Neben einer anwenderfreundlichen Booking Engine, die einfach in jede Website integriert werden kann, bietet RESAVIO die Möglichkeit, Angebote digital als Link per E-Mail an interessierte Gäste zu versenden. Mit Klick auf den Link wird der Gast zur Online-Buchung geleitet. Dabei sind die angebotenen Leistungen bereits vorausgewählt, sodass der Gast nur noch seine Daten eingeben und die Buchung final bestätigen muss. Die Verarbeitung der Buchung erfolgt komplett automatisiert und der Gast erhält die Buchungsbestätigung per E-Mail.
Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung, den inzwischen die meisten Beherbergungsbetriebe gegangen sind, ist die Direktbuchung über die eigene Website zu ermöglichen. Jede Online-Buchung erspart die manuelle Bearbeitung von Buchungsanfragen per E-Mail oder per Telefon und entlastet so die Rezeption. Einige Gastgeber:innen gehen heute aus Kapazitätsgründen sogar dazu über, Buchungen nur noch online entgegenzunehmen. Bei Anfragen per E-Mail oder Telefon verweist ein Auto-Responder oder Anrufbeantworter auf die Online-Buchung über die eigene Website.
Neben einer anwenderfreundlichen Booking Engine, die einfach in jede Website integriert werden kann, bietet RESAVIO die Möglichkeit, Angebote digital als Link per E-Mail an interessierte Gäste zu versenden. Mit Klick auf den Link wird der Gast zur Online-Buchung geleitet. Dabei sind die angebotenen Leistungen bereits vorausgewählt, sodass der Gast nur noch seine Daten eingeben und die Buchung final bestätigen muss. Die Verarbeitung der Buchung erfolgt komplett automatisiert und der Gast erhält die Buchungsbestätigung per E-Mail.
2) Automatischer Versand von Anzahlungsrechnungen
Bei Bedarf kann bei Buchung automatisch eine Anzahlungsrechnung erzeugt und an den Gast gesendet werden. Dies erspart viele Klicks, da die manuelle Bearbeitung und der Versand durch eine:n Rezeptionsmitarber:in entfällt. Automatische Anzahlungsrechnungen können in den Zahlungseinstellungen von RESAVIO aktiviert werden. Einstellbar ist dort z.B. auch, dass Anzahlungsrechnungen nur für Reservierungen erstellt werden, die weit im Voraus gemacht werden. Kurzfristige Buchungen können dann einfach komplett bei Checkin oder Checkout abgerechnet werden. Das verhindert, dass unnötig viele Belege und Buchungen erzeugt werden.
Bei Bedarf kann bei Buchung automatisch eine Anzahlungsrechnung erzeugt und an den Gast gesendet werden. Dies erspart viele Klicks, da die manuelle Bearbeitung und der Versand durch eine:n Rezeptionsmitarber:in entfällt. Automatische Anzahlungsrechnungen können in den Zahlungseinstellungen von RESAVIO aktiviert werden. Einstellbar ist dort z.B. auch, dass Anzahlungsrechnungen nur für Reservierungen erstellt werden, die weit im Voraus gemacht werden. Kurzfristige Buchungen können dann einfach komplett bei Checkin oder Checkout abgerechnet werden. Das verhindert, dass unnötig viele Belege und Buchungen erzeugt werden.
3) Online-Zahlung
Empfehlenswert und zunehmend Standard ist es, den Gästen die Möglichkeit zu geben, online zu bezahlen. Das ist bequem für den Gast und ermöglicht weitere Automatisierung z.B. im Bereich Buchhaltung. RESAVIO verfügt über Schnittstellen zu Payment-Providern wie Mollie oder Stripe, über die viele Zahlungsoptionen angeboten werden können. Neben Kreditkarte, Paypal, Klarna, Apple Pay und Google Pay können viele weitere, international verbreitete Zahlarten genutzt werden. Durch eine breite Auswahl an verschiedenen Zahlungsoptionen wird die Akzeptanz bei den Gästen gesteigert.
Für die Abwicklung von Online-Zahlungen entstehen Gebühren, was oft als Gegenargument angeführt wird. Die Arbeitserleichterung, die durch die Einführung von Online-Payments erzielt werden kann, wiegt diese Gebühren allerdings in der Regel deutlich auf, insbesondere wenn man ausschließlich Online-Zahlung und ggf. zusätzlich Kartenzahlung über ein Terminal vor Ort anbietet, also keine Banküberweisung oder Barzahlung mehr. So fällt der Abgleich von Bankkonten und die Kassenführung weg. Die Zahlungen werden alle automatisch erfasst und verbucht, was Zeit und Nerven spart und weniger fehleranfällig ist.
In den Zahlungseinstellung von RESAVIO kann hinterlegt werden, ob bereits bei Buchung eine vollständige Zahlung oder auch nur eine Anzahlung in einstellbarer Höhe erforderlich ist - oder die Zahlung komplett optional bleibt. Eine spätere (Rest-)Zahlung ist über einen Payment-Link oder den Self-Service-Bereich von RESAVIO jederzeit möglich.
Empfehlenswert und zunehmend Standard ist es, den Gästen die Möglichkeit zu geben, online zu bezahlen. Das ist bequem für den Gast und ermöglicht weitere Automatisierung z.B. im Bereich Buchhaltung. RESAVIO verfügt über Schnittstellen zu Payment-Providern wie Mollie oder Stripe, über die viele Zahlungsoptionen angeboten werden können. Neben Kreditkarte, Paypal, Klarna, Apple Pay und Google Pay können viele weitere, international verbreitete Zahlarten genutzt werden. Durch eine breite Auswahl an verschiedenen Zahlungsoptionen wird die Akzeptanz bei den Gästen gesteigert.
Für die Abwicklung von Online-Zahlungen entstehen Gebühren, was oft als Gegenargument angeführt wird. Die Arbeitserleichterung, die durch die Einführung von Online-Payments erzielt werden kann, wiegt diese Gebühren allerdings in der Regel deutlich auf, insbesondere wenn man ausschließlich Online-Zahlung und ggf. zusätzlich Kartenzahlung über ein Terminal vor Ort anbietet, also keine Banküberweisung oder Barzahlung mehr. So fällt der Abgleich von Bankkonten und die Kassenführung weg. Die Zahlungen werden alle automatisch erfasst und verbucht, was Zeit und Nerven spart und weniger fehleranfällig ist.
In den Zahlungseinstellung von RESAVIO kann hinterlegt werden, ob bereits bei Buchung eine vollständige Zahlung oder auch nur eine Anzahlung in einstellbarer Höhe erforderlich ist - oder die Zahlung komplett optional bleibt. Eine spätere (Rest-)Zahlung ist über einen Payment-Link oder den Self-Service-Bereich von RESAVIO jederzeit möglich.
4) Self-Service: Online-Stornierung
Ein weiterer Ansatzpunkt für Optimierung ist die Abwicklung von Stornierungen. Über den Self-Service-Bereich von RESAVIO können Gäste, die über die eigene Booking Engine gebucht haben, die Stornierung selbstständig vornehmen. Dabei werden die Stornierungsgebühren automatisch berechnet und ausgewiesen. Der Gast erhält eine Bestätigung der Stornierung per E-Mail und kann ggf. anfallende Gebühren direkt online begleichen. Das entlastet die Rezeption, da die Bearbeitung von Stornierungen per E-Mail oder Telefon entfällt.
Ein weiterer Ansatzpunkt für Optimierung ist die Abwicklung von Stornierungen. Über den Self-Service-Bereich von RESAVIO können Gäste, die über die eigene Booking Engine gebucht haben, die Stornierung selbstständig vornehmen. Dabei werden die Stornierungsgebühren automatisch berechnet und ausgewiesen. Der Gast erhält eine Bestätigung der Stornierung per E-Mail und kann ggf. anfallende Gebühren direkt online begleichen. Das entlastet die Rezeption, da die Bearbeitung von Stornierungen per E-Mail oder Telefon entfällt.
5) Self-Service: Digitaler Checkin
Über den Self-Service-Bereich von RESAVIO können Gäste bereits vor der Anreise online einchecken. Beim Online-Checkin werden die Meldedaten erfasst, sodass der Meldeschein vorausgefüllt und die Gästekarte digital ausgestellt und versendet werden kann.
Der Online-Checkin kann in den Systemeinstellungen von RESAVIO unter dem Punkt Self-Service aktiviert werden. Dabei kann das Zeitintervall in Stunden vor Anreise eingestellt werden, in dem der Online-Checkin möglich ist. Außerdem können die Daten ausgewählt werden, die abgefragt werden sollen.
Um die Gäste an den Online-Checkin zu erinnern, kann automatisch eine E-Mail mit Anreise-Informationen und einem Link zum Online-Checkin gesendet werden. Der Zeitpunkt in Tagen vor Anreise, zu dem die Mail verschickt wird, kann frei festgelegt werden.
Über den Self-Service-Bereich von RESAVIO können Gäste bereits vor der Anreise online einchecken. Beim Online-Checkin werden die Meldedaten erfasst, sodass der Meldeschein vorausgefüllt und die Gästekarte digital ausgestellt und versendet werden kann.
Der Online-Checkin kann in den Systemeinstellungen von RESAVIO unter dem Punkt Self-Service aktiviert werden. Dabei kann das Zeitintervall in Stunden vor Anreise eingestellt werden, in dem der Online-Checkin möglich ist. Außerdem können die Daten ausgewählt werden, die abgefragt werden sollen.
Um die Gäste an den Online-Checkin zu erinnern, kann automatisch eine E-Mail mit Anreise-Informationen und einem Link zum Online-Checkin gesendet werden. Der Zeitpunkt in Tagen vor Anreise, zu dem die Mail verschickt wird, kann frei festgelegt werden.
6) Schnittstellen zu Meldesystemen
Über Schnittstellen zu elektronischen Meldesystemen werden die beim Online-Checkin erfassten Meldedaten direkt an die Gemeinde oder die zuständige Tourismusagentur gemeldet. Damit wird das Erfüllen der Meldepflichten und die Abrechnung der Tourismusabgaben erleichtert. Viele Gemeinden oder Tourismusverbände bieten zudem die Möglichkeit die Gästekarte, mit der Gäste Vorteile in der Region genießen, direkt bei Online-Checkin digital auszustellen und dem Gast per E-Mail zuzusenden.
Über Schnittstellen zu elektronischen Meldesystemen werden die beim Online-Checkin erfassten Meldedaten direkt an die Gemeinde oder die zuständige Tourismusagentur gemeldet. Damit wird das Erfüllen der Meldepflichten und die Abrechnung der Tourismusabgaben erleichtert. Viele Gemeinden oder Tourismusverbände bieten zudem die Möglichkeit die Gästekarte, mit der Gäste Vorteile in der Region genießen, direkt bei Online-Checkin digital auszustellen und dem Gast per E-Mail zuzusenden.
7) Zutrittssysteme
Um den Checkin komplett kontaktlos zu gestalten, können verschiedene Arten von Zutrittssystemen eingesetzt werden. Ein großer Vorteil ist, dass Gäste damit unabhängig von den Öffnungszeiten der Rezeption anreisen können. Außerdem bleiben den Gästen Wartezeiten an der Rezeption damit vollständig erspart.
Die einfachste Möglichkeit, die keine Umrüstung von Schlössern erfordert, ist ein Schlüsselsafe, der den physischen Schlüssel nach PIN-Eingabe ausgibt. RESAVIO bietet die Möglichkeit PIN-Codes automatisch zu generieren und an den Gast zusenden. Über eine Schnittstelle zum Safe-Hersteller Kniggendorf kann der PIN-Code zu den Schlüsselfächern automatisch gesetzt werden.
Wenn ein Austausch der Schlösser möglich und wirtschaftlich ist, dann können smarte Schlösser verbaut werden, die auf verschiedene Arten geöffnet werden können, u.a. per PIN-Eingabe über eine Tastatur, via Mobile-Keys (Türöffnung über eine App auf dem Smartphone) oder per Web-Keys (Online-Türöffnung per Knopfdruck über unseren Self-Service-Bereich). RESAVIO unterstützt alle genannten Optionen. Die PIN-Codes können automatisch generiert, versendet und gesetzt werden. Alternativ kann beim Checkin ein Mobile-Key ausgestellt werden. Der Gast erhält dann vom jeweiligen Anbieter eine E-Mail oder SMS mit einer Anleitung, wie die Türöffnung über das Smartphone funktioniert. Eine weitere, sehr bequeme Variante, sind Web-Keys. Dabei muss im Gegensatz zu Mobile-Keys keine App installiert werden. Die Türöffnung erfolgt über den Self-Service-Bereich von RESAVIO per Knopfdruck.
Auf Campingplätzen und in Ferienparks können Schrankensysteme mit Kennzeichenerkennung eingesetzt werden, um die Ein- und Ausfahrt zu kontrollieren. RESAVIO hat Schnittstellen zu verschiedenen Schrankenanbietern. Das Kennzeichen kann bei Online-Buchung und über den Self-Service-Bereich von RESAVIO bis zum Checkin noch geändert werden. Für die Ein- und Ausfahrt können verschiedene Voraussetzungen definiert werden, so kann man den Online-Checkin oder Zahlung erforderlich machen und die Schranke kann so als Kontrollinstanz dienen, um einen vollständig kontaktlosen Checkin ohne Rezeption zu realisieren.
Um den Checkin komplett kontaktlos zu gestalten, können verschiedene Arten von Zutrittssystemen eingesetzt werden. Ein großer Vorteil ist, dass Gäste damit unabhängig von den Öffnungszeiten der Rezeption anreisen können. Außerdem bleiben den Gästen Wartezeiten an der Rezeption damit vollständig erspart.
Die einfachste Möglichkeit, die keine Umrüstung von Schlössern erfordert, ist ein Schlüsselsafe, der den physischen Schlüssel nach PIN-Eingabe ausgibt. RESAVIO bietet die Möglichkeit PIN-Codes automatisch zu generieren und an den Gast zusenden. Über eine Schnittstelle zum Safe-Hersteller Kniggendorf kann der PIN-Code zu den Schlüsselfächern automatisch gesetzt werden.
Wenn ein Austausch der Schlösser möglich und wirtschaftlich ist, dann können smarte Schlösser verbaut werden, die auf verschiedene Arten geöffnet werden können, u.a. per PIN-Eingabe über eine Tastatur, via Mobile-Keys (Türöffnung über eine App auf dem Smartphone) oder per Web-Keys (Online-Türöffnung per Knopfdruck über unseren Self-Service-Bereich). RESAVIO unterstützt alle genannten Optionen. Die PIN-Codes können automatisch generiert, versendet und gesetzt werden. Alternativ kann beim Checkin ein Mobile-Key ausgestellt werden. Der Gast erhält dann vom jeweiligen Anbieter eine E-Mail oder SMS mit einer Anleitung, wie die Türöffnung über das Smartphone funktioniert. Eine weitere, sehr bequeme Variante, sind Web-Keys. Dabei muss im Gegensatz zu Mobile-Keys keine App installiert werden. Die Türöffnung erfolgt über den Self-Service-Bereich von RESAVIO per Knopfdruck.
Auf Campingplätzen und in Ferienparks können Schrankensysteme mit Kennzeichenerkennung eingesetzt werden, um die Ein- und Ausfahrt zu kontrollieren. RESAVIO hat Schnittstellen zu verschiedenen Schrankenanbietern. Das Kennzeichen kann bei Online-Buchung und über den Self-Service-Bereich von RESAVIO bis zum Checkin noch geändert werden. Für die Ein- und Ausfahrt können verschiedene Voraussetzungen definiert werden, so kann man den Online-Checkin oder Zahlung erforderlich machen und die Schranke kann so als Kontrollinstanz dienen, um einen vollständig kontaktlosen Checkin ohne Rezeption zu realisieren.
8) Digitale Gästemappe: Informationen und Kommunikation vor Ort
Die Digitale Gästemappe von RESAVIO kann genutzt werden, um dem Gast alle wichtigen Informationen zum Aufenthalt an einem Ort gesammelt zur Verfügung zu stellen. Hier kann man dem Gast z.B. häufig gestellte Fragen zum Aufenthalt beantworten, individuelle Restaurant- oder Ausflugstipps geben oder aktuelle Events in der Umgebung übersichtlich darstellen. Bei weiteren Anliegen, kann der Gast eine Nachricht an die Rezeption senden. Die Gästemappe dient als digitaler Begleiter für den Gast vor Ort. Da der Gast sich mithilfe der Gästemappe viele Fragen bequem selbst beantworten kann, reduziert das die Anzahl der Rückfragen. Ihre Mitarbeiter:innen können sich stattdessen mit anderen Dingen beschäftigen.
Die Digitale Gästemappe von RESAVIO kann genutzt werden, um dem Gast alle wichtigen Informationen zum Aufenthalt an einem Ort gesammelt zur Verfügung zu stellen. Hier kann man dem Gast z.B. häufig gestellte Fragen zum Aufenthalt beantworten, individuelle Restaurant- oder Ausflugstipps geben oder aktuelle Events in der Umgebung übersichtlich darstellen. Bei weiteren Anliegen, kann der Gast eine Nachricht an die Rezeption senden. Die Gästemappe dient als digitaler Begleiter für den Gast vor Ort. Da der Gast sich mithilfe der Gästemappe viele Fragen bequem selbst beantworten kann, reduziert das die Anzahl der Rückfragen. Ihre Mitarbeiter:innen können sich stattdessen mit anderen Dingen beschäftigen.
9) Self-Service: Online-Checkout mit automatischer Rechnungserstellung
Auch der Checkout-Prozess kann mit RESAVIO automatisiert werden. Beim Online-Checkout über unseren Self-Service-Bereich werden dem Gast alle in Anspruch genommenen Leistungen übersichtlich dargestellt. Ist alles korrekt, kann er den offenen Restbetrag online bezahlen und bekommt die Rechnung zum Download angeboten. Die Rechnungsanschrift kann im Prozess bei Bedarf noch angepasst werden. Außerdem bekommt der Gast Hinweise zum Self-Checkout angezeigt, z.B. wo der Schlüssel platziert werden soll. Ist alles erledigt, wird der Aufenthalt automatisch ausgecheckt.
Auch der Checkout-Prozess kann mit RESAVIO automatisiert werden. Beim Online-Checkout über unseren Self-Service-Bereich werden dem Gast alle in Anspruch genommenen Leistungen übersichtlich dargestellt. Ist alles korrekt, kann er den offenen Restbetrag online bezahlen und bekommt die Rechnung zum Download angeboten. Die Rechnungsanschrift kann im Prozess bei Bedarf noch angepasst werden. Außerdem bekommt der Gast Hinweise zum Self-Checkout angezeigt, z.B. wo der Schlüssel platziert werden soll. Ist alles erledigt, wird der Aufenthalt automatisch ausgecheckt.
10) Auto-Checkin und Auto-Checkout
Als Ergänzung zum Online-Checkin und Online-Checkout bietet das RESAVIO PMS PRO die Option Aufenthalte automatisch ein- und auszuchecken, abhängig von definierten Bedingungen. So kann z.B. eingestellt werden, dass Gäste, die online eingecheckt und eine Anzahlung geleistet haben zur frühesten Checkin-Zeit automatisch eingecheckt werden. Analog kann definiert werden, dass Aufenthalte, die vollständig bezahlt wurden, zur spätestens Checkout-Zeit automatisch ausgecheckt werden. Dabei kann dann auch die Schlussrechnung automatisch erstellt und verschickt werden. So müssen dann nur noch die Fälle manuell bearbeitet werden, wo der Online-Checkin nicht durchgeführt wurde oder noch eine Zahlung ausstehend ist. Alle einfachen Fälle, übernimmt das System für Sie.
Als Ergänzung zum Online-Checkin und Online-Checkout bietet das RESAVIO PMS PRO die Option Aufenthalte automatisch ein- und auszuchecken, abhängig von definierten Bedingungen. So kann z.B. eingestellt werden, dass Gäste, die online eingecheckt und eine Anzahlung geleistet haben zur frühesten Checkin-Zeit automatisch eingecheckt werden. Analog kann definiert werden, dass Aufenthalte, die vollständig bezahlt wurden, zur spätestens Checkout-Zeit automatisch ausgecheckt werden. Dabei kann dann auch die Schlussrechnung automatisch erstellt und verschickt werden. So müssen dann nur noch die Fälle manuell bearbeitet werden, wo der Online-Checkin nicht durchgeführt wurde oder noch eine Zahlung ausstehend ist. Alle einfachen Fälle, übernimmt das System für Sie.
11) Automatisierung der Buchführung - DATEV-Exporte
Ist der Gast abgereist, muss noch die Buchhaltung erledigt werden. Hier unterstützt RESAVIO, indem verschiedene Exporte zur Verfügung gestellt werden, z.B. der Buchungsstapel im DATEV-Format, der Buchungsvorschläge inkl. Belegverknüpfung erzeugt, damit das Steuerbüro die Daten einfach einlesen und verarbeiten kann.
Ist der Gast abgereist, muss noch die Buchhaltung erledigt werden. Hier unterstützt RESAVIO, indem verschiedene Exporte zur Verfügung gestellt werden, z.B. der Buchungsstapel im DATEV-Format, der Buchungsvorschläge inkl. Belegverknüpfung erzeugt, damit das Steuerbüro die Daten einfach einlesen und verarbeiten kann.
12) API und Webhooks für weitere Automatisierung
Darüber hinaus hat RESAVIO eine API, über die eine Integration mit Drittsystemen geschaffen werden kann. Über die API können u.a. Angebote, Reservierungs- oder Rechnungsdaten abgerufen, Nachrichten verschickt oder Verfügbarkeiten und Preise gesetzt werden. Webhooks bieten die Möglichkeit bei bestimmten Events, z.B. Checkin oder Eingang einer Reservierung, Daten an externe Systeme zu senden, damit diese dann dort weiterverarbeitet werden können.
Darüber hinaus hat RESAVIO eine API, über die eine Integration mit Drittsystemen geschaffen werden kann. Über die API können u.a. Angebote, Reservierungs- oder Rechnungsdaten abgerufen, Nachrichten verschickt oder Verfügbarkeiten und Preise gesetzt werden. Webhooks bieten die Möglichkeit bei bestimmten Events, z.B. Checkin oder Eingang einer Reservierung, Daten an externe Systeme zu senden, damit diese dann dort weiterverarbeitet werden können.
In welchem Umfang die Möglichkeiten zur Automatisierung ausgeschöpft werden, bleibt jedem Betrieb selbst überlassen. Die Bedürfnisse sind individuell und auch die Ansprüche der Gäste unterschiedlich. Mit RESAVIO sind Sie jedoch zukunftssicher aufgestellt und können bei Bedarf einen komplett digitale Gastreise ohne Rezeption realisieren. Wenn Sie Unterstützung dabei benötigen, sprechen Sie uns gerne an!