E-Rechnungspflicht für Hotels: Was Sie über ZUGFeRD und Co. wissen müssen

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und macht auch vor dem Gastgewerbe keinen Halt. Eine neue gesetzliche Vorgabe, die die Digitalisierung vorantreiben soll, aber vielfach für Fragen und Verunsicherung sorgt, ist die E-Rechnungspflicht. Was genau diese Pflicht für Ihren Beherberungsbetrieb bedeutet und welche Rolle dabei das ZUGFeRD-Format spielt, beleuchten wir in diesem Beitrag.

Was ist die E-Rechnungspflicht und wen betrifft sie?

Bereits seit 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Das bedeutet, dass Unternehmen untereinander Rechnungen nicht mehr ausschließlich in Papierform oder als "einfaches" PDF versenden dürfen.

Wenn Sie also Rechnungen an Geschäftskunden oder öffentliche Einrichtungen ausstellen, müssen Sie diese als E-Rechnungen ausstellen und versenden. Diese Verpflichtung betrifft nicht nur große Hotelketten, sondern auch kleinere Hotels und Pensionen oder Vermieter, die Geschäftsreisende oder Firmenveranstaltungen bewirten.

Zudem müssen alle Unternehmen bereits jetzt sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen können.

Für Ausgangsrechnungen an Verbraucher gibt es für kleinere Unternehmen noch Übergangsfristen. Mit dem 01.01.2028 tritt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich in Kraft.

Das Ziel dieser Maßnahme ist es, die Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und Betrug vorzubeugen. Es ist eine Umstellung, die zunächst Aufwand bedeutet, langfristig aber zu einer deutlichen Vereinfachung der Abrechnungsprozesse führen soll.

Warum reicht ein einfaches PDF nicht mehr aus?

Ein herkömmliches PDF ist zwar digital, aber es ist im Grunde nur ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Die darin enthaltenen Daten müssen manuell abgetippt oder per OCR-Software ausgelesen werden, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Eine "echte" E-Rechnung hingegen ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

ZUGFeRD: Die Brücke zwischen Mensch und Maschine

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein Hybridformat, das die Vorteile eines klassischen PDFs mit den Vorteilen einer strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert.

Das PDF können Sie öffnen, lesen und verstehen – es ist für den Menschen gedacht. Im selben PDF ist, für das Auge unsichtbar, ein XML-Datensatz eingebettet. Dieser XML-Datensatz enthält alle Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Beträge, Positionen, Adressen etc.) in einer standardisierten, maschinenlesbaren Form.

Die Vorteile von ZUGFeRD auf einen Blick:

• Benutzerfreundlich: Das PDF kann weiterhin wie gewohnt von Menschen gelesen und archiviert werden.
• Maschinenlesbar: Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme und andere Anwendungen. Das spart Zeit und reduziert manuelle Eingabefehler.
• Rechtssicher: ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland.
• Internationale Kompatibilität: ZUGFeRD basiert auf europäischen Standards (CEN EN 16931), was die grenzüberschreitende Rechnungsstellung erleichtert.

Was bedeutet das konkret für Ihr Hotel?

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert in den meisten Fällen Anpassungen in Ihrer Hotelsoftware und den Buchhaltungsprozessen:

1) Software-Update oder Software-Wechsel: Ihre Hotel-Verwaltungs-Software (PMS) oder Buchhaltungssoftware muss in der Lage sein, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen. Prüfen Sie, ob Ihr aktueller Anbieter entsprechende Updates oder Module anbietet.

2) Prozessanpassung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst werden, um fehlerfreie E-Rechnungen zu generieren.

3) Archivierung: Auch E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Klären Sie, wie dies in Ihrem Fall am besten gehandhabt wird.

4) Kommunikation mit Partnern: Sprechen Sie mit Ihren Geschäftskunden und Lieferanten. Viele Unternehmen werden ebenfalls auf E-Rechnungen umstellen müssen, sodass eine Kommunikation der bevorzugten Empfangskanäle wichtig ist. Oft gibt es eine eigens für den Empfang von E-Rechnungen vorgesehene E-Mail-Adresse.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht und die damit verbundene Notwendigkeit, Formate wie ZUGFeRD zu nutzen, sind eine wichtige Entwicklung für die Hotellerie. Auch wenn die Umstellung zunächst eine Herausforderung darstellt, bietet sie langfristig die Chance, Ihre internen Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern effizienter zu gestalten. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und informieren Sie sich bei Ihren Softwareanbietern, um bestens auf die kommenden Änderungen vorbereitet zu sein.

Wenn Sie RESAVIO nutzen, dann sind Sie bereits bestens aufgestellt. RESAVIO kann E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und versenden. Das ZUGFeRD-Format kann mit wenigen Klicks in den Rechnungseinstellungen aktiviert werden.