Acht einfache E-Mail-Automatisierungen
von | vor 3 Jahren
Wie viel Zeit investieren Sie in das Aufsetzen und Versenden von E-Mails? Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen? Vermutlich mehr, als Sie müssten.
Im Unterkunftsbetrieb kann ein Großteil der Kommunikation per E-Mail einfach automatisiert werden. Mit modernen Property-Management-Systemen sind dabei auch Sorgen vor Fehlern oder ein Kontrollverlust unberechtigt. Die Automatisierungs-Mechanismen in Softwaresystemen sind heute sehr ausgereift und vereinfachen die gesamte Kommunikation zum Gast auf eine professionelle Art und Weise. Dadurch sparen Sie Zeit, die Sie beispielsweise für die Betreuung der Gäste vor Ort nutzen können.
Acht automatisch generierte E-Mails
Entlang der Guest-Journey gibt es acht Aufgaben, die mithilfe von E-Mail-Automatisierung in einem PMS stark vereinfacht werden können und den Verwaltungsaufwand damit auf ein Minimum reduzieren:
1.Buchungsbestätigung
Ist in die Unterkunfts-Webseite ein Online-Buchungssystem eingebunden, können Gäste bei der Online-Buchung zwischen allen verfügbaren Angeboten wählen. Da mit einem zuverlässigen Channel Manager kein Abgleich von Reservierungswunsch und Verfügbarkeit mehr notwendig ist, kann eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail direkt nach der Buchung an den Gast verschickt werden. Beim Buchungsprozess hinterlegt dieser nämlich bereits alle relevanten Daten für die Buchung, so auch die E-Mail Adresse. Die Buchung wird anschließend automatisch im Belegungsplan sichtbar. Diese Automatisierung gehört bei modernen Softwaresystemen definitiv zum Standard.
2.Änderungen oder Stornierung
Ändern Gäste die Buchung über einen Online-Self-Service oder stornieren die Buchung, können Bestätigungsmails ebenfalls automatisch verschickt werden. Welche E-Mail wann versendet wurde, kann natürlich in einem Verlauf jederzeit eingesehen werden.
3.Options-Reservierungen
Nach telefonischer Reservierungsanfrage oder per Nachricht über ein Reservierungsformular kann dank E-Mail-Vorlagen schnell und bequem eine Buchungsoption verschickt werden. Individuelle Text-Vorlagen werden mithilfe von Platzhaltern automatisch mit den korrekten Reisedaten, Kontaktdaten sowie der Frist für die Buchungsoption befüllt. Außerdem wird ein Link generiert, den der Gast anklicken und so eigenständig die Reservierung in eine verbindliche Buchung umwandeln kann. Nach Ablauf der Frist wird der Link automatisch ungültig und die Option erlischt.
4.Angebote
Wird keine Options-Reservierung genutzt, sondern die Erstellung individueller Angebote, kann das Angebot mit den gewünschten Leistungen mit nur einem Klick per E-Mail an den Gast verschickt werden. Über einen automatisch generierten Link ist die verbindliche Buchung unter Angabe aller noch relevanten Kontakt- und Zahlungsdaten für den Gast ganz einfach. So ist mit dem Versenden des Angebots die Arbeit für die Rezeption bereits erledigt.
5.Zahlungseingang
Online-Buchung und Online-Bezahlung werden bei Gästen immer beliebter. Durch die Anbindung von Zahlungsdienstleistern wie Paypal, Sofortüberweisung, Stripe oder Ähnlichen an das PMS-System, ist dies bequem und sicher möglich. Nach dem Zahlungseingang sorgt eine automatisierte E-Mail mit der Zahlungseingangsbestätigung an den Gast für ein sicheres Gefühl und ist ein Service, den Gastgeber/innen unbedingt anbieten sollten.
6.Zusatzinformationen vor der Anreise
Der gute Service spiegelt sich auch in einer transparenten Informationsvermittlung wieder. Vor der Anreise lassen sich über automatisch generierte E-Mails etwa die Check-in-Zeiten, Reisetipps oder die aktuell geltenden Hygienemaßnahmen in der Unterkunft übersichtlich darstellen und schnell versenden. Ist eine digitale Gästemappe vorhanden, kann der Link zur App in einer solchen Vorab-E-Mail bereits verschickt und die Vorfreude auf den Besuch durch diesen zusätzlichen Service erhöht werden. Gäste können ohne Installation direkt auf die digitale Gästemappe zugreifen und sich über Freizeitaktivitäten oder Sonderangebote informieren. Auch ein Hinweis auf den Online-Self-Service verschafft Gästen bereits vor der Anreise die Möglichkeit, online einzuchecken, die Anreisezeit mitzuteilen, Zusatzleistungen zu buchen oder Änderungen vorzunehmen.
7.Rechnung
Nach dem Aufenthalt ist die Rechnung über alle erbrachten Leistungen mit einem modernen PMS auf Knopfdruck generiert. Ein vorab angefertigtes PDF-Formular füllt sich automatisiert mit den hinterlegten Leistungen, Gästedaten und Preisen. Die jeweils aktuellen Mehrwertsteuersätze werden korrekt aufgeschlüsselt. Die dazugehörige E-Mail wird automatisch mit hinterlegten Textbausteinen erstellt. Nach einem prüfenden Blick, kann die Rechnung innerhalb kürzester Zeit verschickt werden. Das Fehlerpotenzial reduziert sich auf ein Minimum.
8.Bewertung
Bewertungen von Gästen werden für einen guten Unterkunftsbetrieb und die Außenwirkung immer wichtiger. Eine automatische E-Mail fordert Gäste zu einem individuell festgelegten Zeitpunkt nach dem Aufenthalt auf, eine Online-Bewertung abzugeben. Auch Hinweise auf die Social Media Aktivitäten der Unterkunft oder ein Gutscheincode mit einem Rabatt für die nächste Buchung können in dieser E-Mail hinterlegt und vollautomatisch verschickt werden.
Praxisbeispiele: Zeitersparnis durch Automatisierung
Die Betreiber des Campingplatzes „Green Camping am Rhein” schätzen die Automatisierungs-Möglichkeiten, die Ihnen das RESAVIO PMS bietet: „Wir nutzten bislang ein niederländisches Verwaltungssystem, das uns bei der Rechnungserstellung viel Aufwand machte und Nerven kostete, weil deutsche Gesetze und Vorgaben nicht eingehalten wurden. Heute sparen wir viel Zeit dadurch, dass wir Rechnungen auf Knopfdruck generieren und sofort ausstellen können, bei Bedarf schnell Änderung vornehmen oder sie ganz problemlos stornieren können”, berichtet Betreiber Kai Kretzer. Um eine Reservierung in Gänze abzuwickeln braucht er heute nur noch etwa zwei bis fünf Minuten.
Eine großen Zeitersparnis durch die vielen Automatisierungsmöglichkeiten in RESAVIO ist auch im Arbeitsalltag der Betreiber der Serviced Apartments „SUITE & APART” in Berlin entstanden. Denn der E-Mail-Verkehr mit den Mietern läuft dort fast von alleine ab. Die Buchungsbestätigung und eine weitere E-Mail kurz vor der Anreise mit Informationen zum Aufenthalt werden ganz automatisch versendet. Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt. Geschäftsführerin Ann-Kathrin Schempf berichtet: „Diese Funktionen und die Tatsache, dass RESAVIO uns die täglichen Reinigungslisten automatisch generiert, ersparen uns am Tag etwa zwei Stunden Arbeit, die wir nun für die Betreuung unserer Mieter nutzen können.”
Chancen jetzt nutzen
Die Verwaltungsaufgaben in Unterkünften werden stetig mehr. Die Corona-Pandemie schafft zusätzliche Tätigkeiten, die die Zeit im Gastgeber-Alltag knapp werden lassen. Aus diesem Grund sollten Sie die Möglichkeiten der Zeitersparnis und Prozessoptimierung nutzen, die die E-Mail Automatisierung Ihnen bietet. Professionelle Softwaresysteme generieren Vorlagen zuverlässig und bieten ausreichend Kontrollmöglichkeiten.
Im Unterkunftsbetrieb kann ein Großteil der Kommunikation per E-Mail einfach automatisiert werden. Mit modernen Property-Management-Systemen sind dabei auch Sorgen vor Fehlern oder ein Kontrollverlust unberechtigt. Die Automatisierungs-Mechanismen in Softwaresystemen sind heute sehr ausgereift und vereinfachen die gesamte Kommunikation zum Gast auf eine professionelle Art und Weise. Dadurch sparen Sie Zeit, die Sie beispielsweise für die Betreuung der Gäste vor Ort nutzen können.
Acht automatisch generierte E-Mails
Entlang der Guest-Journey gibt es acht Aufgaben, die mithilfe von E-Mail-Automatisierung in einem PMS stark vereinfacht werden können und den Verwaltungsaufwand damit auf ein Minimum reduzieren:
1.Buchungsbestätigung
Ist in die Unterkunfts-Webseite ein Online-Buchungssystem eingebunden, können Gäste bei der Online-Buchung zwischen allen verfügbaren Angeboten wählen. Da mit einem zuverlässigen Channel Manager kein Abgleich von Reservierungswunsch und Verfügbarkeit mehr notwendig ist, kann eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail direkt nach der Buchung an den Gast verschickt werden. Beim Buchungsprozess hinterlegt dieser nämlich bereits alle relevanten Daten für die Buchung, so auch die E-Mail Adresse. Die Buchung wird anschließend automatisch im Belegungsplan sichtbar. Diese Automatisierung gehört bei modernen Softwaresystemen definitiv zum Standard.
2.Änderungen oder Stornierung
Ändern Gäste die Buchung über einen Online-Self-Service oder stornieren die Buchung, können Bestätigungsmails ebenfalls automatisch verschickt werden. Welche E-Mail wann versendet wurde, kann natürlich in einem Verlauf jederzeit eingesehen werden.
3.Options-Reservierungen
Nach telefonischer Reservierungsanfrage oder per Nachricht über ein Reservierungsformular kann dank E-Mail-Vorlagen schnell und bequem eine Buchungsoption verschickt werden. Individuelle Text-Vorlagen werden mithilfe von Platzhaltern automatisch mit den korrekten Reisedaten, Kontaktdaten sowie der Frist für die Buchungsoption befüllt. Außerdem wird ein Link generiert, den der Gast anklicken und so eigenständig die Reservierung in eine verbindliche Buchung umwandeln kann. Nach Ablauf der Frist wird der Link automatisch ungültig und die Option erlischt.
4.Angebote
Wird keine Options-Reservierung genutzt, sondern die Erstellung individueller Angebote, kann das Angebot mit den gewünschten Leistungen mit nur einem Klick per E-Mail an den Gast verschickt werden. Über einen automatisch generierten Link ist die verbindliche Buchung unter Angabe aller noch relevanten Kontakt- und Zahlungsdaten für den Gast ganz einfach. So ist mit dem Versenden des Angebots die Arbeit für die Rezeption bereits erledigt.
5.Zahlungseingang
Online-Buchung und Online-Bezahlung werden bei Gästen immer beliebter. Durch die Anbindung von Zahlungsdienstleistern wie Paypal, Sofortüberweisung, Stripe oder Ähnlichen an das PMS-System, ist dies bequem und sicher möglich. Nach dem Zahlungseingang sorgt eine automatisierte E-Mail mit der Zahlungseingangsbestätigung an den Gast für ein sicheres Gefühl und ist ein Service, den Gastgeber/innen unbedingt anbieten sollten.
6.Zusatzinformationen vor der Anreise
Der gute Service spiegelt sich auch in einer transparenten Informationsvermittlung wieder. Vor der Anreise lassen sich über automatisch generierte E-Mails etwa die Check-in-Zeiten, Reisetipps oder die aktuell geltenden Hygienemaßnahmen in der Unterkunft übersichtlich darstellen und schnell versenden. Ist eine digitale Gästemappe vorhanden, kann der Link zur App in einer solchen Vorab-E-Mail bereits verschickt und die Vorfreude auf den Besuch durch diesen zusätzlichen Service erhöht werden. Gäste können ohne Installation direkt auf die digitale Gästemappe zugreifen und sich über Freizeitaktivitäten oder Sonderangebote informieren. Auch ein Hinweis auf den Online-Self-Service verschafft Gästen bereits vor der Anreise die Möglichkeit, online einzuchecken, die Anreisezeit mitzuteilen, Zusatzleistungen zu buchen oder Änderungen vorzunehmen.
7.Rechnung
Nach dem Aufenthalt ist die Rechnung über alle erbrachten Leistungen mit einem modernen PMS auf Knopfdruck generiert. Ein vorab angefertigtes PDF-Formular füllt sich automatisiert mit den hinterlegten Leistungen, Gästedaten und Preisen. Die jeweils aktuellen Mehrwertsteuersätze werden korrekt aufgeschlüsselt. Die dazugehörige E-Mail wird automatisch mit hinterlegten Textbausteinen erstellt. Nach einem prüfenden Blick, kann die Rechnung innerhalb kürzester Zeit verschickt werden. Das Fehlerpotenzial reduziert sich auf ein Minimum.
8.Bewertung
Bewertungen von Gästen werden für einen guten Unterkunftsbetrieb und die Außenwirkung immer wichtiger. Eine automatische E-Mail fordert Gäste zu einem individuell festgelegten Zeitpunkt nach dem Aufenthalt auf, eine Online-Bewertung abzugeben. Auch Hinweise auf die Social Media Aktivitäten der Unterkunft oder ein Gutscheincode mit einem Rabatt für die nächste Buchung können in dieser E-Mail hinterlegt und vollautomatisch verschickt werden.
Praxisbeispiele: Zeitersparnis durch Automatisierung
Die Betreiber des Campingplatzes „Green Camping am Rhein” schätzen die Automatisierungs-Möglichkeiten, die Ihnen das RESAVIO PMS bietet: „Wir nutzten bislang ein niederländisches Verwaltungssystem, das uns bei der Rechnungserstellung viel Aufwand machte und Nerven kostete, weil deutsche Gesetze und Vorgaben nicht eingehalten wurden. Heute sparen wir viel Zeit dadurch, dass wir Rechnungen auf Knopfdruck generieren und sofort ausstellen können, bei Bedarf schnell Änderung vornehmen oder sie ganz problemlos stornieren können”, berichtet Betreiber Kai Kretzer. Um eine Reservierung in Gänze abzuwickeln braucht er heute nur noch etwa zwei bis fünf Minuten.
Eine großen Zeitersparnis durch die vielen Automatisierungsmöglichkeiten in RESAVIO ist auch im Arbeitsalltag der Betreiber der Serviced Apartments „SUITE & APART” in Berlin entstanden. Denn der E-Mail-Verkehr mit den Mietern läuft dort fast von alleine ab. Die Buchungsbestätigung und eine weitere E-Mail kurz vor der Anreise mit Informationen zum Aufenthalt werden ganz automatisch versendet. Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt. Geschäftsführerin Ann-Kathrin Schempf berichtet: „Diese Funktionen und die Tatsache, dass RESAVIO uns die täglichen Reinigungslisten automatisch generiert, ersparen uns am Tag etwa zwei Stunden Arbeit, die wir nun für die Betreuung unserer Mieter nutzen können.”
Chancen jetzt nutzen
Die Verwaltungsaufgaben in Unterkünften werden stetig mehr. Die Corona-Pandemie schafft zusätzliche Tätigkeiten, die die Zeit im Gastgeber-Alltag knapp werden lassen. Aus diesem Grund sollten Sie die Möglichkeiten der Zeitersparnis und Prozessoptimierung nutzen, die die E-Mail Automatisierung Ihnen bietet. Professionelle Softwaresysteme generieren Vorlagen zuverlässig und bieten ausreichend Kontrollmöglichkeiten.