Gästekommunikation und interne Organisation schichtübergreifend vereinfachen
von | vor 3 Jahren
Eingehende Gästeanfragen oder Nachrichten aus den verschiedensten Buchungsportalen machen die Organisation gerade zum Schichtwechsel zur Herausforderung. Wenn dann noch telefonische Absprachen und Post-Its dazukommen, wird es noch unübersichtlicher.
„Wurde die Gäste-Mail schon beantwortet? Wenn ja, wann und von wem?“. Die Gefahr, dass Informationen mit in den Feierabend genommen werden oder durch Krankheitsfälle sowie Urlaubsvertretungen doppelt oder gar nicht bearbeitet werden, besteht ständig. „Ist das richtige Fähnchen für den Kollegen an der Mail gesetzt?”. Die Abstimmung unter den Kollegen der verschiedenen Dienstschichten kostet Zeit, Nerven und letztendlich Geld.
„Wurde die Gäste-Mail schon beantwortet? Wenn ja, wann und von wem?“. Die Gefahr, dass Informationen mit in den Feierabend genommen werden oder durch Krankheitsfälle sowie Urlaubsvertretungen doppelt oder gar nicht bearbeitet werden, besteht ständig. „Ist das richtige Fähnchen für den Kollegen an der Mail gesetzt?”. Die Abstimmung unter den Kollegen der verschiedenen Dienstschichten kostet Zeit, Nerven und letztendlich Geld.
Um die Arbeitszeit effizienter zu gestalten und solche Zeitfresser auszusieben, wurde GREYHOUND entwickelt. Die Kommunikationslösung bündelt alle eingehenden Anfragen in einer Software und macht so das lästige Umherspringen zwischen verschiedenen Anwendungen überflüssig. Komplexe Anfragen können durch die Kommentarfunktion mit internen Anmerkungen versehen und direkt den betreffenden Kollegen – auch aus anderen Abteilungen zugeordnet werden. Sobald ein Mitarbeiter eine Anfrage bearbeitet, ist sie für alle anderen Kollegen, auch an Standorten außerhalb, zur Bearbeitung gesperrt. Abstimmungsprobleme und Doppelbearbeitungen gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an.
Dank der App für mobile Endgeräte sind Sie als Gastgeber auch unterwegs jederzeit in der Lage, aktiv in die interne Abstimmung und externe Gästekommunikation einzugreifen sowie eingehende Anfragen beispielsweise auch aus dem Homeoffice oder auf Reisen zu beantworten. Wer über die Optimierung der Kommunikation hinaus auch die Zettelwirtschaft in den Griff bekommen will, kann mit GREYHOUND optional alle Dokumente elektronisch verwalten, denn bereits in der Basisversion ist ein vollfunktionsfähiges Dokumentenmanagement enthalten.
GREYHOUND und RESAVIO haben eine Schnittstelle entwickelt. Über diese werden alle über RESAVIO eingehenden Reservierungen automatisch auch in GREYHOUND erfasst. Ebenfalls werden alle von der Hotelsoftware automatisch verschickten E-Mails im Verlauf sichtbar und sind damit transparent für das ganze Rezeptionsteam.
Testen Sie GREYHOUND 30 Tage kostenfrei und unverbindlich. Wir helfen Ihnen beim Einstieg und beraten Sie im Vorfeld gerne.
Über den Autor: Ulrich Pöhner ist Geschäftsführer bei GREYHOUND Software
GREYHOUND und RESAVIO haben eine Schnittstelle entwickelt. Über diese werden alle über RESAVIO eingehenden Reservierungen automatisch auch in GREYHOUND erfasst. Ebenfalls werden alle von der Hotelsoftware automatisch verschickten E-Mails im Verlauf sichtbar und sind damit transparent für das ganze Rezeptionsteam.
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Über den Autor: Ulrich Pöhner ist Geschäftsführer bei GREYHOUND Software