Hotelmanagement: So gelingt der PMS-Wechsel in nur drei Tagen!

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Sie glauben, der Wechsel der Hotelsoftware ist aufwändig und zeitraubend? Keineswegs! In nur drei Tagen ist die Umstellung auf RESAVIO vollständig abgeschlossen. Wer richtig auf zack ist, schafft es sogar an einem einzigen Tag! Wie das geht, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Erfahren Sie:
  • welche Schritte für einen PMS-Wechsel notwendig sind,
  • wie Sie den Datentransfer einfach und sicher bewältigen,
  • welche Aufgaben Sie bei einem PMS-Wechsel NICHT erledigen müssen und
  • wann Mitarbeiterschulungen überflüssig sind.
Lieber nicht die Katze im Sack kaufen
Bevor Sie sich eine neue Hotelsoftware zulegen, sollten Sie die Testphase nutzen, die Anbieter von cloud-basierten Systemen Ihnen üblicherweise gewähren. Denn das neue, tägliche Arbeitswerkzeug sollte nicht nur einwandfrei funktionieren, sondern auch Ihre individuellen Wünsche abdecken und im besten Fall auch Spaß machen! Bei RESAVIO haben Sie 14 Tage Zeit, sich alle Funktionen in Ruhe anzuschauen und zu testen. Alle Daten, mit dem Sie das System in dieser Zeit speisen, werden in den Live-Betrieb übernommen, wenn Sie sich dafür entscheiden. So geht nicht nur nichts verloren, Sie sparen auch wertvolle Zeit, da Sie einmal hinterlegte Daten nicht erneut eingeben müssen. 

Eine Entscheidung ohne Risiko
Während dieser Testphase sollten Sie bereits ein Augenmerk auf die Technologie legen. Denn Betriebssoftware für viele tausend Euro einzukaufen, vor Ort zu installieren und Wartungsverträge mit hohen Gebühren abzuschließen, ist im Jahr 2020 schon längst keine gängige Praxis mehr! Setzen Sie auf cloud-basierte Systeme, die Sie auf einer monatlichen Mietbasis nutzen und jederzeit kündigen können. Das erspart Ihnen hohe Investitionskosten und hilft Ihnen in diesen turbulenten Zeiten liquide zu bleiben.

Reservierungen kostenlos und auf Knopfdruck übertragen
Ist die Entscheidung gefällt, müssen einige Aufgaben erledigt werden, damit das Onboarding reibungslos funktioniert. Das Wichtigste ist natürlich, dass alle vorhandenen Reservierungen korrekt importiert werden. Damit dies ohne großen Zeitaufwand und mit geringen Kosten gelingt, haben wir bei RESAVIO ein kostenloses Import-Tool entwickelt. Dieses ermöglicht Ihnen alle Reservierungen aus Ihrem alten PMS als Excel- bzw. CSV-Tabelle vollständig und sicher in Ihr neues System zu übertragen. So nehmen Sie auch Reservierungs-Daten aus der Vergangenheit problemlos mit und können sofort mit der operativen Arbeit starten. Zukünftige Reservierungen können mit unserem Channel Manager auch direkt über die Schnittstellen zu Booking.com oder Expedia importiert werden. 

Einfach, einfacher, Online-Onboarding
Gerade in der aktuellen Corona-Pandemie wird deutlich, dass ein Onboarding für eine neue Software keinen direkten, persönlichen Kontakt mehr erfordert. Bei RESAVIO ist die Projektabwicklung per Online-Meeting oder Telefon schon lange Gang und Gäbe. Beim Onboarding-Termin werden nicht nur gemeinsam die wichtigsten Einstellungen in der Hotelsoftware vorgenommen, es werden natürlich auch sämtliche Fragen beantwortet, sodass Sie bestens auf die Arbeit mit dem neuen System vorbereitet sind. Ohne Reisekosten und lange Terminabsprachen ist dieser Onboarding-Prozesse einfach, schnell und (infektions-)sicher! 

Alles erledigt in nur drei Tagen!
Die Umstellung auf das RESAVIO PMS dauert maximal drei Tage. In diesen drei Tagen begleiten wir Sie durch die folgenden Schritte: 

PMS-Wechsel im Hotel in 3 Tagen
Tag 1: 
Im Online-Onboarding-Prozess starten Sie mit einem persönlichen Termin, in dem sowohl alle Funktionen erklärt, als auch bereits die wichtigsten Einstellungen vorgenommen werden. Dazu zählen z.B. das Anlegen von Zimmerkategorien und Zimmern, Preisen sowie Stornierungs- und Zahlungsrichtlinien. Darüber hinaus wird Ihr Logo und Briefpapier hinterlegt und die Zugänge für Ihre Mitarbeiter eingerichtet. Über unsere Online-Tutorials können Sie und Ihre Mitarbeiter sich jederzeit und an jedem Ort über die Funktion informieren, die Sie gerade interessiert - frei nach dem Prinzip “Learning by Doing”. 

Tag 2: 
Am zweiten Tag werden letzte Vorbereitungen getroffen, bevor Sie in den Live-Betrieb starten. Setzen Sie beispielsweise unseren Channel Manager ein, werden die Buchungsportale angebunden und die Übertragung von Verfügbarkeiten und Preisen sowie der Import von Reservierungen aktiviert. Außerdem wird die RESAVIO Buchungsmaske in Ihre eigene Hotel-Website eingebunden und verhilft Ihnen ab diesem Moment zu mehr Direktbuchungen. 

Tag 3: 
Nun können Sie sich um weitere Drittsystem-Anbindungen kümmern. Über die RESAVIO Plug-ins aktivieren. Beispielsweise können Anbieter wie feratel oder AVS für das automatische Meldewesen oder das statistische Bundesamt zur Übermittlung der Daten für die Monatsmeldung verbunden werden. Auch SchließsystemeBewertungssysteme oder Kassensysteme können Sie nun mit dem PMS vernetzen. Nutzen Sie auch die RESAVIO Guest App, wird diese an Tag drei mit Ihren individuellen Inhalten befüllt und unterstützt Sie sofort bei der digitalen und kontaktlosen Betreuung Ihrer Gäste. 

Welche Aufgaben Sie beim PMS-Wechsel NICHT erledigen müssen
Achten Sie beim Wechsel auf ein neues Property-Management-System darauf, welche Aufgaben Ihnen der Softwareanbieter abnimmt und welchen Service er Ihnen bietet. Die Anbindung des RESAVIO PMS an die Buchungsportale müssen Sie beispielsweise nicht selber vornehmen. Sobald Sie RESAVIO als z.B. bei Booking.com oder Expedia als Schnittstellenanbieter ausgewählt haben, erledigen wir die gesamte Verknüpfung für Sie und der Datentransfer startet sicher und vollautomatisch. Auch die Anpassung Ihres neues Buchungssystems an Ihr Corporate Design haben wir bereits in Ihrer Testphase für Sie übernommen. Ebenfalls brauchen Sie sich nicht um Updates oder die Wartung der Software zu kümmern, da wir dies vollständig für Sie übernehmen! 

Intuitive Bedienoberfläche spart Zeit!
Der Erfolg einer Softwareeinführung steht und fällt natürlich auch mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese sollten nicht nur von Beginn an in das Projekt eingebunden werden, sie müssen den Umgang mit der Software auch richtig lernen. Nur so gelingt ein effizientes Arbeiten. Doch in einer intuitiven Software darf eine solche Einarbeitung keine Tage oder gar Wochen dauern. Hinter jeder Entwicklung in RESAVIO steckt daher der Gedanke, dass die Handhabung möglichst intuitiv und ohne Erklärung für den Nutzer verständlich ist. Dass dies funktioniert, bestätigt Hotelier Georg Savio in diesem Video-Interview: “Ich habe beim Testen direkt festgestellt, dass RESAVIO kinderleicht ist. Man kann nichts falsch machen”, berichtet er. 

Fazit
In nur drei Tagen schaffen Sie die Umstellung auf ein neues PMS inklusive Booking Engine, Channel Manager und Digitale Gästemappe. Durch den effizienten Online-Onboarding-Prozess sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie zur Betreuung Ihrer Gäste nutzen können. Informieren Sie sich über die Kündigungsfristen Ihres aktuellen Anbieters und nehmen Sie die Modernisierung Ihrer IT in Angriff!