Digital, kontaktlos, clever – Kassensysteme für den Hotelbetrieb
von | vor 2 Jahren
Die Gastronomie steht in vielen Hotel- und Unterkunft-Betrieben derzeit weitgehend still. Einzige Einnahmequelle stellt der Außerhaus-Verkauf von Speisen dar, der sich jedoch noch lange nicht für jeden Betrieb lohnt – häufig auch, weil die Infrastruktur fehlt und kein Kassensystem mit Online-Bestellfunktionen zum Einsatz kommt.
Die Digitalisierung hat sich jedoch mit der Corona-Pandemie einen festen Platz in der Gastronomie erkämpft und auch nach Ende des Lockdowns ist zu erwarten, dass für Gäste eine digitalisierte Abwicklung im Restaurant zum Standard gehört. Kontaktloses Bezahlen ist dabei sicher einer der wichtigsten Bausteine. Deshalb ist eine Investition in ein modernes Kassensystem auch für Hotels zukünftig keine Frage des „ob“ mehr, sondern eher eine Frage des „wie“.
Das richtige System wählen
Im Unterkunftsbetrieb sollte Wert auf die Schnittstelle zwischen Kassensystem und Verwaltungs- und Abrechnungssoftware (Property-Management-System, PMS) gelegt werden. So können Umsätze aus dem Restaurant auf die Übernachtungsrechnung geschrieben werden, was den Aufenthalt für Gäste deutlich komfortabler macht. Das Zusammenspiel der Systeme erleichtert auch den Überblick über die Gesamtumsätze des Hauses in einem Management-Dashboard. Darüber hinaus ist die Nutzung eines EC-Terminals unabdingbar, um Zahlungen bequem per EC- oder Kreditkarte sowie kontaktlos zu ermöglichen.
RESAVIO bietet eine Schnittstelle zu Kassensystemen an, die folgende Prozesse ermöglicht:
1. Gästedaten werden automatisch an die Kasse übertragen
Das Kassensystem übernimmt automatisch die jeweils aktuelle Gästeliste aus dem PMS. Damit können Gastronomieumsätze eines Hotelgastes während des Aufenthalts ganz einfach auf die Zimmerrechnung gebucht werden.
2. Nur eine Abrechnung für den Gast
Der Aufenthalt der Gäste wird komfortabler, denn alle vom Gast in Anspruch genommenen Leistungen fließen nun auf eine Gesamtrechnung, die erst mit dem Check-Out beglichen werden muss. Die neue Schnittstelle überträgt den Restaurant-Verzehr an das PMS und ermöglicht damit eine gesammelte Abrechnung von Logis und Bewirtung.
3. Gastronomieumsätze im Reporting
Das PMS erstellt einen Tagesbericht mit allen wichtigen Kennzahlen. Durch die Schnittstelle zum Kassensystem werden nun auch alle Gastronomie-Kassenumsätze, die auf das Zimmer der der Hotelgäste gebucht wurden, dort aufgeführt.
Außerhaus-Verkauf
Mit einem in das Kassensystem integrierten Bestellsystem können Sie außerdem Ihren Abhol- und Lieferservice organisieren und hohe Provisionskosten bei den Online-Lieferdiensten wie beispielsweise Lieferando einsparen. Liefergebiete und Mindestbestellwerte lassen sich im eigenen Bestellsystem flexibel einstellen und eine Online-Zahlung verkürzt die Wartezeit vor dem Restaurant. In den unsicheren Zeiten von Lockdowns aber auch für mehr Wettbewerbsfähigkeit in der Zukunft sollte bei der Wahl des Kassensystems auf diese Funktion geachtet werden.
Auflagen des Bundesfinanzministeriums
Neben der Benutzer- und Gastfreundlichkeit eines geeigneten Kassensystems, sind auch die Auflagen durch das Finanzamt (GoBD und KassenSichV) wichtige Anforderungen an die Software. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ein Leitfaden des Bundesfinanzministeriums, der konkrete Regeln für EDV-Systeme vorgibt, die steuerrelevante Daten erfassen oder verarbeiten. Die GoBD beschreiben Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem und an die Verfahrensdokumentation. Bei Einhaltung dieser Mindestanforderungen geht die Finanzverwaltung von in angemessener Zeit nachvollziehbaren sowie nachprüfbaren Aufzeichnungen aus und sieht die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen als gewährleistet an. Die Verantwortung hierfür liegt beim Steuerpflichtigen.
Darüber hinaus definiert die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zusätzliche Anforderungen an Aufzeichnungssysteme, die Barzahlungen erfassen und abwickeln. So ist es beispielsweise Pflicht, dass jeder Kassenvorgang einzeln aufgezeichnet und die Belege zwingend an die Gäste ausgegeben werden müssen. Seit dem 01. April müssen außerdem alle elektronischen Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die jeden Vorgang signiert und nachträgliche Änderungen an den Aufzeichnungen unmöglich macht.
Die Digitalisierung hat sich jedoch mit der Corona-Pandemie einen festen Platz in der Gastronomie erkämpft und auch nach Ende des Lockdowns ist zu erwarten, dass für Gäste eine digitalisierte Abwicklung im Restaurant zum Standard gehört. Kontaktloses Bezahlen ist dabei sicher einer der wichtigsten Bausteine. Deshalb ist eine Investition in ein modernes Kassensystem auch für Hotels zukünftig keine Frage des „ob“ mehr, sondern eher eine Frage des „wie“.
Das richtige System wählen
Im Unterkunftsbetrieb sollte Wert auf die Schnittstelle zwischen Kassensystem und Verwaltungs- und Abrechnungssoftware (Property-Management-System, PMS) gelegt werden. So können Umsätze aus dem Restaurant auf die Übernachtungsrechnung geschrieben werden, was den Aufenthalt für Gäste deutlich komfortabler macht. Das Zusammenspiel der Systeme erleichtert auch den Überblick über die Gesamtumsätze des Hauses in einem Management-Dashboard. Darüber hinaus ist die Nutzung eines EC-Terminals unabdingbar, um Zahlungen bequem per EC- oder Kreditkarte sowie kontaktlos zu ermöglichen.
RESAVIO bietet eine Schnittstelle zu Kassensystemen an, die folgende Prozesse ermöglicht:
1. Gästedaten werden automatisch an die Kasse übertragen
Das Kassensystem übernimmt automatisch die jeweils aktuelle Gästeliste aus dem PMS. Damit können Gastronomieumsätze eines Hotelgastes während des Aufenthalts ganz einfach auf die Zimmerrechnung gebucht werden.
2. Nur eine Abrechnung für den Gast
Der Aufenthalt der Gäste wird komfortabler, denn alle vom Gast in Anspruch genommenen Leistungen fließen nun auf eine Gesamtrechnung, die erst mit dem Check-Out beglichen werden muss. Die neue Schnittstelle überträgt den Restaurant-Verzehr an das PMS und ermöglicht damit eine gesammelte Abrechnung von Logis und Bewirtung.
3. Gastronomieumsätze im Reporting
Das PMS erstellt einen Tagesbericht mit allen wichtigen Kennzahlen. Durch die Schnittstelle zum Kassensystem werden nun auch alle Gastronomie-Kassenumsätze, die auf das Zimmer der der Hotelgäste gebucht wurden, dort aufgeführt.
Außerhaus-Verkauf
Mit einem in das Kassensystem integrierten Bestellsystem können Sie außerdem Ihren Abhol- und Lieferservice organisieren und hohe Provisionskosten bei den Online-Lieferdiensten wie beispielsweise Lieferando einsparen. Liefergebiete und Mindestbestellwerte lassen sich im eigenen Bestellsystem flexibel einstellen und eine Online-Zahlung verkürzt die Wartezeit vor dem Restaurant. In den unsicheren Zeiten von Lockdowns aber auch für mehr Wettbewerbsfähigkeit in der Zukunft sollte bei der Wahl des Kassensystems auf diese Funktion geachtet werden.
Auflagen des Bundesfinanzministeriums
Neben der Benutzer- und Gastfreundlichkeit eines geeigneten Kassensystems, sind auch die Auflagen durch das Finanzamt (GoBD und KassenSichV) wichtige Anforderungen an die Software. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ein Leitfaden des Bundesfinanzministeriums, der konkrete Regeln für EDV-Systeme vorgibt, die steuerrelevante Daten erfassen oder verarbeiten. Die GoBD beschreiben Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem und an die Verfahrensdokumentation. Bei Einhaltung dieser Mindestanforderungen geht die Finanzverwaltung von in angemessener Zeit nachvollziehbaren sowie nachprüfbaren Aufzeichnungen aus und sieht die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen als gewährleistet an. Die Verantwortung hierfür liegt beim Steuerpflichtigen.
Darüber hinaus definiert die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zusätzliche Anforderungen an Aufzeichnungssysteme, die Barzahlungen erfassen und abwickeln. So ist es beispielsweise Pflicht, dass jeder Kassenvorgang einzeln aufgezeichnet und die Belege zwingend an die Gäste ausgegeben werden müssen. Seit dem 01. April müssen außerdem alle elektronischen Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die jeden Vorgang signiert und nachträgliche Änderungen an den Aufzeichnungen unmöglich macht.