Mit einem elektronischen Meldewesen Zeit und Kosten sparen

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Im Bundesmeldegesetz ist festgelegt, dass Unterkünfte der Meldepflicht unterliegen. Sie müssen Gästedaten erheben, die Identität prüfen und den Meldeschein ein Jahr lang aufbewahren. Der Hintergrund: Die Daten - Name, Adresse, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit - können unter anderem bei Ermittlungen von Polizei und Staatsanwaltschaft herangezogen werden.

Darüber hinaus gibt es kommunale Anordnungen, die ebenfalls eine Gästemeldung von Unterkünften verlangen, um beispielsweise die Kurtaxe erheben zu können. Natürlich dienen sie auch Auswertungszwecken und geben damit Auskunft über die Entwicklung des Tourismus. Für Gastgeberinnen und Gastgeber ist es eine gesetzliche auferlegte Pflicht, die nicht umgangen aber mit Hilfe spezialisierter Software deutlich vereinfacht werden kann.

Digitalisierung des Meldewesens

Seit einer Änderung im Bundesmeldegesetz 2020 ist eine digitale Unterschrift des Meldescheins für Übernachtungsgäste in Hotels und Unterkünften möglich. Jedoch nicht etwa über ein Touch-Display, wie es bei der Paketzustellung üblich ist, sondern nur über zwei, ein wenig komplizierte, Verfahren:

Zahlung per Kredit- und EC-Karte mit so genannter “starker Kundenauthentifizierung”

Eine Möglichkeit, die händische Unterschrift des Meldescheins abzulösen, besteht beispielsweise, wenn der Gast online per Kreditkarte bezahlt. Für die Sicherheit von Online-Zahlungen wurde das Prinzip der SCA (Strong Customer Authentication) entwickelt. Durch die Zahlung per Karte wird die Person über die Kombination von Informationen (z.B. Passwort und Fingerabdruck) authentifiziert. Ist dies erfolgt, kann der Meldeschein digital mit den Gästeinformationen aus dem Online-Checkin ausgestellt und als signiert betrachtet werden. Der Meldeprozess kann also in diesem Fall ohne persönlichen Kontakt zum Gast abgewickelt werden.

eID-Funktion des Personalausweises per Lesegerät

Die zweite Option sieht das Auslesen des Personalausweises per eID-Funktion vor. Dies ist die sogenannte “electronic Identity”, die über ein Lesegerät erfasst werden kann. Die Einrichtung der Hardware ist jedoch mit Kosten verbunden. Darüber hinaus kann nicht davon ausgegangen werden, dass Gäste ihre eID-PIN kennen oder überhaupt einen neuen Personalausweis besitzen, der diese Funktion hat. Diese Variante ist damit derzeit noch schwer umsetzbar. 

Meldewesen mit AVS und feratel

Spezialisierte Softwaresysteme bilden eine Schnittstelle zwischen PMS und den Kommunen, um das Meldewesen zu vereinfachen. Die bekannten Marken AVS und feratel decken die deutschen und österreichischen Tourismusregionen weitgehend ab. 

Das AVS Meldeschein-System wird in Bayreuth entwickelt und in über 270 Orten genutzt. Die Aufgabe: Alle Übernachtungen an die Gemeinde oder Stadt melden, um den Kurbeitrag abrechnen und Gästekarten ausstellen zu können. Über das AVS Meldeschein-System können die Meldedaten der Gäste direkt erfasst werden. Um doppelte Datenpflege zu vermeiden, schafft AVS zudem Schnittstellen zu PMS-Systemen wie auch zu RESAVIO, sodass die Gästedaten direkt aus dem PMS übertragen werden können.  

Die feratel media technologies AG mit Firmensitz in Innsbruck ist ein touristischer Gesamtlösungsanbieter. Zu den Kunden zählen Tourismusregionen ebenso wie Hotels selbst. Der Meldeschein kann über den Online-Checkin von RESAVIO bereits vorausgefüllt bereitgestellt werden und muss dem Gast nur noch zur Unterschrift gereicht werden. Österreich nimmt in Sachen digitales Meldewesen eine Vorreiterrolle ein und ermöglicht auch bereits die Unterschrift des Meldescheins per Tablet oder Smartphone. In Deutschland kann die händische Unterschrift weiterhin leider jedoch nur entfallen, wenn die oben genannte starke Kundenauthentifizierung erfolgt ist. Die Gästedaten leitet das System von feratel dann an die Gemeinden weiter. 
 
Die Integration dieser Meldeschein-Systeme in das PMS hat für Gastgeber/innen einige Vorteile:
  • Aufwandsreduzierung, da die doppelte Datenpflege entfällt,
  • Zeitersparnis durch die Digitalisierung der Datenerfassung und Eingabe der Daten vorab durch den Gast,
  • automatische Ausstellung der Gästekarten,
  • geringere Fehleranfälligkeit,
  • Erfüllung gesetzlicher Auflagen “out of the box”.
Die Integration dieser Meldeschein-Systeme in Property-Management-Systeme wie RESAVIO ist mit wenig Aufwand und Kosten verbunden. Daher sollten Gastgeber/innen diese Chance auf eine enorme Zeitersparnis in jedem Fall nutzen.