Was Sie beim Kauf einer Hotelsoftware unbedingt beachten sollten

von David Lehnen | vor 3 Monaten


Inhalte dieses Artikels:


Grundfunktionen einer Hotelsoftware
Hotelsoftware im 3-Sterne-Hotel
Transparenz und Automatisierung (Channel Management)
Housekeeping-App & digitale Gästemappe
Cloud-basierte Hotelsoftware
Offene Schnittstellen für Drittsysteme
Flexible Preismodelle
Persönlicher und professioneller Support
Vorteil Software “Made in Germany”
Nicht jede Hotelsoftware bzw. jedes Property-Management-System (PMS) eignet sich auch für jede Unterkunft. Die Anforderungen innerhalb der Branche an Verwaltung, Vertrieb und Gästebetreuung können stark variieren, je nach Art der Unterkunft, Größe, Leistung, Standort, Netzwerk und Budget. Deshalb möchte ich Ihnen im folgenden Artikel verschiedene Anforderungen an eine Hotelsoftware vorstellen, die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung unbedingt beachten sollten. 

Grundfunktionen einer Hotelsoftware
Das HOGAPAGE-Branchenportal beschreibt bereits einige, wichtige Grundfunktionen einer Hotelsoftware wie das automatisierte Versenden von Bestätigungsmails für Buchungen oder Anfragen und eine Buchungsfunktion auf der eigenen Website. Außerdem sollten die Erstellung von Auswertungen, Generierung von Listen und die Digitalisierung des Housekeepings sowie die Option, Buchungen zu kategorisieren, zu ordnen und zu verwalten oder Rechnungen automatisch zu generieren, Kernbestandteile einer Hotelsoftware sein. Das schafft Entlastung, nicht selten können so mehrere Stunden Arbeitsaufwand am Tag eingespart werden.

Doch dieser vermeintlich einfache Eintritt in die Digitalisierung des Hotelbetriebs fällt oft vor allem kleinen Unterkünften mit bis zu 25 Zimmern schwer. Sie setzen daher auch heute häufig noch auf Stift und Papier, um Reservierungen zu verwalten. Buchungen gehen oft nur per E-Mail, Telefon oder Anfrageformular ein. Kleine Unterkünfte sehen häufig nur die Kosten, die mit einer Hotelsoftware verbunden sind, aber nicht die Chancen und entscheiden sich dann gegen eine Investition. Doch dass eine Hotelsoftware teuer sein muss, ist ein Trugschluss, denn ein zentrales Reservierungssystem (CRS) inkl. provisionsfreiem Online-Buchungssystem für die Website gibt es für Häuser mit bis zu 25 Zimmern inkl. Verfügbarkeitskalender, Saisonverwaltung und Upselling-Möglichkeiten schon ab 19€ im Monat

In einer guten Hotelsoftware greifen Buchungssystem und PMS perfekt ineinander. Dadurch gehen nicht nur Buchungen über den Online-Kanal ein, sondern auch Folgeprozesse - wie etwa die Einteilung auf das passende, freie Zimmer - können automatisiert werden. Ein übersichtlicher Belegungsplan erleichtert das tägliche Reservierungsmanagement und sollte ein wichtiger Baustein der Hotelsoftware sein. „Der Belegungsplan in RESAVIO ist unser tägliches Arbeitsinstrument, auf das wir nicht mehr verzichten wollen“, sagt auch Nicole Ann Habich, Inhaberin der Franchise-Hotelkette mein kleinHOTEL. Alle Hotels der Kette nutzen das RESAVIO PMS. Dort zeigt der Belegungsplan auf einen Blick sichtbar an, welche An- und Abreisen für den Tag oder die ganze Woche anstehen. Muss ein Zimmer umgebucht werden, kann die Reservierung per Drag and Drop ganz leicht verschoben werden. Um detaillierte Informationen zu einer Buchung zu erfahren, reicht es aus, mit der Maus über eine Buchung zu fahren - keine weiteren Fenster oder Tabs erschweren die Arbeit im System, alle Informationen bleiben in einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche. 
Wichtig auch: Bei Anreise sollte die Hotelsoftware den Meldeschein schon soweit automatisch vorbereiten, dass Sie als Gastgeber ihn nur noch ausdrucken müssen. Hat der Gast bereits vorher online eingecheckt, ist nur noch seine Unterschrift nötig. Bei Abreise ist wichtig, dass auch die Rechnungserstellung mit wenigen Klicks möglich ist.

Praxisbeispiel: Hotelsoftware im Aparthotel am Kurpark ***
Dass ein Hotel für die Umstellung auf digitale Prozesse nicht hunderte Zimmer anbieten muss, beweist auch das Aparthotel am Kurpark *** in Bad Neuenahr-Ahrweiler. In 11 Zimmern und 2 Apartments beherbergt das seit 45 Jahren familiengeführte Haus vor allem Urlaubsreisende. Seit Anfang 2019 nutzt das Hotel die Hotelsoftware RESAVIO. Patrick Küpper vom Aparthotel am Kurpark begründet die Entscheidung wie folgt: „Als kleines Hotel müssen wir besonders auf die Kosten achten. Viele Softwareanbieter waren für uns schlichtweg zu kostspielig und bieten zahlreiche Funktionen, etwa für Tagungen oder Wellnessbereiche, die wir gar nicht benötigen“. Auf die Bedürfnisse kleiner Unterkünfte angepasst, liefert RESAVIO dem Aparthotel am Kurpark alle wichtigen Funktionen, wie einen übersichtlichen Belegungsplan, Rechnungserstellung mit Buchhaltungsschnittstelle, diverse hilfreiche Auswertungen, Reinigungspläne und den automatischen Versand von E-Mails.

Transparenz & Automatisierung
Weitere Merkmale einer guten Hotelsoftware sind Transparenz und Automatisierung. Fehlerhafte Raten oder Überbuchungen fallen insbesondere in kleinen Häusern stark ins Gewicht und gefährden das Betriebsergebnis. Deshalb muss eine Hotelsoftware Gastgebern immer Überblick und Kontrolle über alle Verfügbarkeiten, Preise und tägliche Aufgaben geben. Dashboards eignen sich hervorragend, um bereits nach dem Login alle wichtigen Informationen für den Tag auf einen Blick zu erkennen: Anreisen, Abreisen, Auslastung, Zimmer-Status, Umsatz und Bewertungen. Außerdem bietet ein in die Hotelsoftware integrierter Channel Manager maximale Kontrolle über die Verfügbarkeiten und Raten, die an Buchungsportale wie Booking.com oder Expedia vermittelt werden. Ein Channel Manager überträgt die Daten zuverlässig an alle verbundenen Buchungskanäle und importiert eingehende Reservierungen automatisch. So sind die Informationen auf allen Kanälen immer aktuell. Das erspart die zeitaufwändige, manuelle Pflege der Kanäle und reduziert das Risiko für Überbuchungen. 

Housekeeping-App und digitale Gästemappe für vernetzte Prozesse in großen Hotels und Hotelketten
In größeren Unterkünften sind über die vorher genannten Funktionen hinaus noch weitere Eigenschaften einer Hotelsoftware von Bedeutung. Zum Beispiel die Vernetzung von Rezeption, Gast und Housekeeping über eine Housekeeping-App. Echtzeit-Informationen geben dem Reinigungspersonal und dem Management immer den Überblick über den aktuellen Zimmerstatus, notwendige Reparaturen oder kurzfristige Änderungen in der Zimmerbelegung.

Über eine in die Hotelsoftware integrierte, digitale Gästemappe ist auch die Option gegeben, dass Gäste die tägliche Zimmerreinigung abbestellen und diese Information direkt zum Housekeeping fließt. Das Reinigungspersonal weiß sofort Bescheid und kann zum nächsten Zimmer übergehen. Im Sinne der Nachhaltigkeit profitieren sowohl Gast als auch Gastgeber davon. Ganz im Sinne zufriedener Gäste liefert eine digitale Gästemappe auch Upgrade-Möglichkeiten und Sonderangebote sowie Rabatte auf die nächste Buchung, um Gäste zu Stammgästen zu machen. 

Cloud-basierte Hotelsoftware
Wenn es um die Technologie einer Hotelsoftware geht, geht der Trend klar zur cloud-basierten Hotelsoftware. Wenngleich viele Betriebe noch immer auf lokale Installationen setzen, sind die Vorteile moderner Cloud-Technologie doch zukunftsweisend:

• für die Installation fallen keine Kosten und kein Aufwand an, da die Software über den Internet-Browser genutzt wird.
• Cloud-Systeme haben oft nur kurze Kündigungsfristen und keine Vertragsbindung, was Gastgebern viel Flexibilität gibt. 
• Hotelsoftware in der Cloud ist immer auf dem aktuellen Stand der Technik und erfüllt aktuelle, rechtliche Anforderungen (z.B. digitaler Meldeschein, Steuern, Anforderungen an die Buchhaltung). 
• Die Software kann von jedem Mitarbeiter von jedem Ort auf der Welt bequem über das Internet genutzt werden.
• Updates und Verbesserungen werden automatisch und regelmäßig vom Softwareanbieter zentral eingespielt und müssen nicht jeweils vor Ort durchgeführt werden. 

Eine cloud-basierte Hotelsoftware nimmt auch Einfluss auf die heute so wichtige Guest Experience. Durch zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten mit dem Gast, eine ständige Erreichbarkeit sowie die Automatisierung von Informationsvermittlung oder dem Online-Check-in verbessert ein Cloud-PMS nicht nur die internen Abläufe, sondern unterstützt auch den reibungslosen und entspannten Aufenthalt der Gäste.

Offene API für maximale Flexibilität
Die Kombination aus PMS, Channel Manager, Online-Buchung und digitaler Gästemappe ist bei RESAVIO bereits gegeben. Mit nur einem Login sind alle Funktionen erreichbar und Gäste-Daten müssen nur einmal erfasst werden. Doch es gibt weitere Systeme, die Hoteliers tagtäglich nutzen möchten. Etwa Tools für das Reputation-Management, Housekeeping oder Revenue-Management, Kassen- oder Schließsysteme. Eine 2019 weltweit durchgeführte PMS-Studie zeigte, dass 58% der Gastgeber und Gastgeberinnen sich in Zukunft eine bessere Integration zwischen dem PMS und anderen Systemen wünschen. Daher ist wichtig, bei der Auswahl einer Hotelsoftware auf die so genannte „offene API“, also offene Schnittstelle zu achten. 
Es ist eine Frage der Philosophie, ob eine Unternehmen eine Schnittstelle frei zur Verfügung stellt, um andere Systeme anbinden zu können. Wir bei RESAVIO wissen, dass nur durch die flexible Anbindung von Drittsystemen die Anforderungen von Gastgebern wirklich erfüllt werden können. Und da wir keine Spezialisten auf jedem Gebiet sein können, binden wir andere Expertensysteme gerne an unsere Hotelsoftware an. Um es noch ein wenig einfacher zu gestalten, haben wir schon einige Schnittstellen fertig entwickelt, so etwa zu den elektronischen Meldesystemen von AVS und Feratel oder zu den Reputation Management Systemen Customer Alliance und iiQ Check.

Faire Preise abhängig von der Größe der Unterkunft ohne Abo-Falle
Ein großes Auswahlkriterium beim Kauf einer Hotelsoftware ist natürlich auch der Preis. Während für lokal installierte Systeme oft ein hoher Kaufpreis plus Einrichtungsgebühr und anschließende Wartungskosten anfallen, wird cloud-basierte Software in der Regel gemietet. Das heißt: Bezahlt wird nur, wenn die Software genutzt wird. Damit fallen nur die reinen, monatlichen Nutzungskosten an, deren Höhe sich in der Regel nach der Anzahl der Zimmer oder Mieteinheiten staffelt. Kleine Unterkünfte zahlen damit auch nur eine kleine Nutzungsgebühr und profitieren dennoch uneingeschränkt von den Funktionen professioneller Software. Um das Investitionsrisiko zusätzlich gering zu halten, sollte darauf geachtet werden, dass keine Abo-Fallen im Vertrag versteckt sind. So gelten Sonderkonditionen bei genauem Hinsehen häufig nur bei Abschluss eines Mehrjahres-Vertrages.

Vorteil: Hotelsoftware Made with Love in Germany
Ein Aspekt, den Sie beim Kauf einer Hotelsoftware unbedingt beachten sollten, wirkt auf den ersten Blick verschwindend klein aber kann bei Vernachlässigung dennoch große Probleme verursachen: Der Umgang mit lokalen Steuern wie Kurtaxe oder Bettensteuer

Diese ortsgebundenen Abgaben, die von den Städten und Kommunen erhoben werden, sind überall anders geregelt und führen regelmäßig zu hohem, bürokratischen Aufwand, der nicht unterschätzt werden sollte. Eine Hotelsoftware muss genügend Flexibilität bieten, um die unterschiedlichen Steuerregelungen abzubilden und Änderungen schnell umzusetzen. Nur so wird die Software zur echten Unterstützung für Gastgeber. Internationale Systeme haben hier oft nicht genügend Einblick und dadurch Schwierigkeiten, die Vielfalt der Steuerregelungen, die in deutscher Sprache verfasst sind, im Detail zu verstehen. RESAVIO ist eine auf den deutschsprachigen Raum spezialisierte Hotelsoftware. Sie enthält ein flexibles Regelsystem, um jegliche Steuersatzung abdecken zu können und kann selbst komplexe Fälle, wie etwa die Steuersatzung der Stadt Hamburg, bereits standardmäßig abdecken.

Persönlicher und professioneller Support
Eine Software kann noch so ausgereift sein, Fragen zur Nutzung und den Einstellungen gibt es immer. Das stellt aber kein Problem dar, solange der Softwareanbieter schnell und professionell Antwort geben kann. Dass dieses Kriterium beim Kauf einer Hotelsoftware entscheidend sein kann, spüren Gastgeber und Gastgeberinnen oft erst im Nachhinein. Denn im Arbeitsalltag bleibt keine Zeit, sich um fehlerhafte Daten oder Raten zu kümmern. Ist eine Preisregel einmal falsch eingestellt oder kann die angezeigte Verfügbarkeit einmal nicht nachvollzogen werden, muss ein Anruf beim Support schnelle Hilfestellung leisten. Denn häufig sind es lediglich kleine Flüchtigkeitsfehler in den Basiseinstellungen einer Hotelsoftware, die große Auswirkungen zeigen können. Achten Sie also darauf, dass Sie bei Ihrem zukünftigen Softwarelieferant nicht regelmäßig lange in der Warteschleife hängen, sondern direkt einen Experten erreichen, der Probleme oft mit wenigen Klicks lösen kann. 

Fazit
Beim Kauf einer Hotelsoftware sollten Sie also darauf achten, eine möglichst flexible und cloud-basierte Software einzuführen, die sowohl auf Ihre Unterkunfts-Größe als auch auf die gesetzlichen Rahmenbedingungen Ihrer Region spezialisiert ist. Vermeiden Sie Insellösungen und entscheiden Sie sich für Anbieter, die nicht nur die Basisfunktionen eines PMS anbieten, sondern auch angrenzende Lösungen wie ein Buchungstool oder einen Channel-Manager sowie weitere Drittsysteme bequem anbinden können. So können Prozesse bestmöglich ineinandergreifen, Routinetätigkeiten werden automatisiert, Sie erhalten mehr Transparenz und für maximalem Gästekomfort ist gesorgt.